Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Online-Seminare
Zoom Online-Meetings
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Seminare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).
Zoom kann sowohl als App wie auch im Browser verwendet werden. Wenn Sie eine Einladung zur Teilnahme an einem Online-Meeting erhalten, müssen Sie dazu den entsprechenden Link anklicken. Es erfolgt eine Prüfung, ob Sie die App bzw. den aktuellen Stand der App auf Ihrem Rechner installiert haben; ist dies nicht der Fall, erfolgt automatisch die entsprechende Installation bzw. das Update.
Wenn Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar. Die Browser-Version ist auf der Website von Zoom zu finden.
Wenn Sie die Internetseite von Zoom (zoom.us) aufrufen, verlassen Sie unsere Webseite und der Anbieter von Zoom wird für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch in der Regel nicht erforderlich.
Wir verwenden Zoom für die Durchführung von Online-Meetings. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorher mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Zoom-App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Online-Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Online-Seminaren auch die gestellten Fragen von Online-Seminar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei Zoom als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Online-Seminaren, Umfragefunktion in Online-Seminaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO) kommt nicht zum Einsatz.
Kategorien personenbezogener Daten
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Nehmen Sie als externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie von uns einen Zugangslink per E-Mail. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting müssen Sie sodann Ihren Namen und ggf. Ihre E-Maildresse angeben. Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen es aber nicht. Zudem steht es Ihnen frei, während des Online-Meetings die Chatfunktion zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein-, ab- bzw. stummzuschalten. Standardmäßig sind Kamera und Mikrofon zu Beginn eines Meetings deaktiviert.
Weiterhin werden von der App selbst Daten erhoben, die für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich sein bzw. sein können, wenn bestimmte Funktionen genutzt werden.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional).
- Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen.
- Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
- Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
- Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Auch hier kann, sinnvollerweise nach vorheriger Absprache mit uns, ein Pseudonym verwendet werden.
Rechtsgrundlage
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der mudra - Alternative Jugend- und Drogenhilfe e.V. verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Zoom sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Beteiligte Unterauftragnehmer
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Empfänger der verarbeiteten Daten ist
Zoom Video Communications Inc.
Die Datenverarbeitung kann dabei teilweise auch außerhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Im Hinblick auf Zoom Video Communications Inc. kann ein angemessenes Datenschutzniveau gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO durch die Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln sowie weiterer geeigneter Maßnahmen (Einrichtung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und durch die Nutzung der Data Routing-Funktion) angenommen werden.
Wir haben mit Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen; darin verpflichtet sich Zoom dazu, personenbezogene Daten im Rahmen der von der EU-Kommission genehmigten Standard-Datenschutzklauseln zu verarbeiten. Grundlage dafür ist Art. 46 DSGVO.